NOTĂ DE INFORMARE CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Luând în considerare următoarele:
- Cerințele Regulamentului nr. 679/2016/ GDPR;
- Cerințele de reglementare și obligațiile de asigurare a confidențialității informațiilor și datelor cu care operăm,
Vă prezentăm în continuare elemente despre sistemul nostru de management al securității datelor cu caracter personal: ce fel de date cu caracter personal prelucrăm, modul în care sunt utilizate și de către cine, unde sunt distribuite aceste date, temeiul prelucrării, durata păstrării, drepturile persoanelor vizate, politici de securitate şi alte cerințe.
Primăria Sectorului 2 actualizează periodic principiile, măsurile tehnice și organizatorice aplicabile securității datelor cu caracter personal, aceste principii conținând angajamentul nostru de a proteja confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea datelor contribuabililor și partenerilor noștri, online și offline.
Confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea datelor dvs. personale sunt factori importanți de care ținem seama în cadrul relațiilor cu toate părțile interesate. Ne angajăm să fim transparenți și deschiși.
Politica privind securitatea datelor cu caracter personal a Primăriei Sectorului 2 explică modul în care primim datele cu caracter personal ce vizează persoana dumneavoastră și cum le gestionăm din momentul în care le deținem.
Cine suntem?
Primăria Sectorului 2, cu sediul în str. Chiristigiilor nr. 11-13, sector 2, București, telefon 021.209.60.00 / 031.403.99.61 / 0372.10.61.00, email infopublice@ps2.ro, dpo@ps2.ro , își asumă angajamentul de a proteja datele cu caracter personal al persoanelor vizate și de a se conforma prevederilor legale care reglementează protecția acestora. - Ce categorii de date cu caracter personal colectăm?
Prelucrăm doar datele necesare pentru a furniza servicii pentru contribuabili/cetățeni/petenți și activități suport specifice administrației publice.
În funcție de compartimentul căruia se adresează persoana vizată, colectăm următoarele categorii de date cu caracter personal ale persoanele vizate din exteriorul instituției:
- nume și prenume, adresa, CNP, serie și număr de buletin, date fiscale și date bunuri imobile, numărul de telefon mobil, adresa de e-mail, angajatori, date privind studiile și profesia, date privind infracțiuni, condamnări penale, cazier, originea etnică, date de sănătate ale contribuabililor;
- în cadrul partenerilor cu care avem colaborări pentru furnizarea de produse și servicii, colectăm date cu caracter personal ale reprezentanților legali sau delegați, funcția deținută, telefon mobil, adresa de email;
- pentru asigurarea măsurilor de ordine, a pazei și securității persoanelor (angajați, contribuabili, vizitatori, invitați etc.) și a bunurilor se realizează supravegherea video în spațiile aparținând Primăriei Sectorului 2 (parcări, intrări și holurile principale). Astfel, colectăm imagini ale persoanelor care au acces în aceste spații). Datele sunt stocate pentru o perioadă de 30 zile.
- Cum obținem datele cu caracter personal despre dvs.?
"Date cu caracter personal" înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (persoana vizată); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, propriei sale identități fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Orice date care nu se încadrează în această definiție constituie „date fără caracter personal”.
Primăria Sectorului 2 procesează datele cu caracter personal ale contribuabililor, ale partenerilor comerciali, ale vizitatorilor sediului, ale persoanelor care accesează website-ul nostru sau comunică cu noi pe diverse canale de comunicare (email, fax, poștă, întâlniri, participare la evenimente etc.), angajați și colaboratori, alte persoane fizice.
În cazul persoanelor enumerate mai sus, Primăria Sectorului 2 prelucrează datele cu caracter personal astfel:
- obținem date cu caracter personal în mod direct de la contribuabili / persoane fizice în diferite moduri, incluzând următoarele modalități: contact direct în cadrul întâlnirilor de la sediul instituției, telefonic, primirea de date pe email/fax, trimiterea de cereri și completarea unor documente necesare furnizării serviciilor administrației publice locale, completarea unor formulare online, vizitarea sediului sau trimiterea de CV-uri pentru angajarea pe posturile vacante din cadrul instituției;
- putem obține date cu caracter personal și indirect, din alte surse: prin dezvăluiri făcute de alte instituții (transfer de date) dezvăluiri efectuate în interesul dumneavoastră sau interes legitim, prin interogarea bazelor de date naționale unde avem acces reglementat legislativ, dezvăluiri ale altei persoane vizate dumneavoastră fiind inițial parte terță, devenind prin prelucrare parte vizată. Aceste categorii de informații pot cuprinde numele și datele de identificare ale dumneavoastră, adresa de e-mail, alte informații adiționale despre dumneavoastră.
- Temeiul legitim al prelucrării datelor cu caracter personal
Ne întemeiem prelucrările de date cu caracter personal pe următoarele temeiuri legitime:
- prelucrările sunt necesare în vederea îndeplinirii unor obligații legale care ne revin, servesc interesului legitim și/sau servesc interesului public, sunt necesare pentru executarea unui contract (în interesul persoanei vizate);
- consimțământ: atunci când prelucrarea nu are la bază o obligație legală sau nu decurge din îndeplinirea obligațiilor legate de furnizarea serviciilor noastre, numai în baza consimțământului persoanei vizate;
- Prin completarea formularelor, solicitanții își dau acordul cu privire la colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal de către Primăria Sectorului 2.
- În ce scop procesăm datele personale?
Prelucrare înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
Primăria Sectorului 2 procesează date cu caracter personal pentru sprijinirea procesului de furnizare a serviciilor publice și derularea relațiilor comerciale cu toți partenerii noștri.
În continuare sunt enumerate câteva situații:
- procesarea datelor pentru furnizarea serviciilor publice;
- colectarea datelor prin intermediul formularului de contact, prin e-mail, telefon și/sau fax referitoare la furnizarea serviciilor publice;
- executarea unei operațiuni de plată; gestiune economico-financiară și administrativă;
- soluționare petiții / sesizări; prelucrarea oricăror altor solicitări primite direct sau online, inclusiv formularea răspunsurilor la solicitări;
- încheierea și executarea de contracte (spre exemplu: pentru încheierea unui contract de achiziție);
- administrarea și întreținerea website-ului;
- activități de recrutare și selecție de candidați calificați, capabili să ocupe posturile vacante din cadrul instituției;
- promovarea unor acțiuni și evenimente;
- evidența populației și stare civilă; servicii de consiliere legală și reprezentare în justiție; tranzacții spații comerciale; gestionarea declarațiilor de avere și de interese;
- pentru analize interne destinate îmbunătățirii serviciilor publice;
- îndeplinirea altor obligații legale specifice domeniului de activitate;
- prelucrări statistice la nivel național; prelucrări în scop de cercetare științifică;
- arhivare
- Către cine și când poate transfera Primăria Sectorului 2 datele personale?
Transferăm date cu caracter personal atunci când cerințele de reglementare ne impun acest lucru; ne conformăm cerințelor legale ori de câte ori primim cereri legate de dvs. de la autorități sau în cazul unui proces.
Atunci când primim astfel de cereri, transmitem datele personale numai dacă suntem convinși, cu bună credință, că legea ne cere să o facem. Nimic din această informare nu vizează limitarea mijloacelor legale de apărare sau obiecțiile pe care le-ați putea avea față de solicitarea unui terț de a divulga informațiile dvs.
Transferăm date cu caracter personal atunci când credem că este necesar a face aceasta pentru a împiedica prejudicierea dvs. sau a altor persoane.
Vom partaja cu dvs. informații în această manieră numai dacă apreciem în mod rezonabil, cu bună credință, că este necesar pentru protejarea drepturilor, proprietății și securității dvs. sau ale altor parteneri.
Putem să comunicăm date cu caracter personal unor terțe părți în scopul îmbunătățirii calității serviciilor publice pe care le oferim. Acești terți au, la rândul lor, obligații similare cu ale Primăriei Sectorului 2 în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal.
Unii dintre aceștia sunt terțe părți care nu intenționează să prelucreze datele, însă pot avea acces la acestea în îndeplinirea sarcinilor sau în interacțiunile lor cu noi, cum ar fi societăți care asigură întreținere tehnică, auditori financiari, juridici sau privind sistemul de management al calității, organisme de certificare, autorități ale statului.
În timpul navigării dvs. pe site-ul web și în scopuri referitoare la utilizarea cookie-urilor, putem transmite datele cu caracter personal către furnizori de servicii de analiză și de motoare de căutare pentru ca aceștia sa furnizeze servicii de întreținere a site-ului nostru web.
- Transferarea datelor cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE)
Nu transferăm date în afara SEE.
Putem transfera date cu caracter personal în SEE sau în afara SEE în situația în care unii dintre partenerii Primăriei Sectorului 2 au sediul sau își desfășoară activitatea în afara SEE.
Efectuăm transferuri de date în afara SEE numai dacă sunt oferite suficiente garanții privind securitatea datelor. În situația in care in urma analizării riscurilor consideram ca prelucrarea este afectată de riscuri mari vom informa ANSPDCP privind găsirea unei soluții.
- Drepturile persoanei vizate
În calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi:
- dreptul de a solicita un raport privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale dvs. aflate în posesia Primăriei Sectorului 2;
- de a vă retrage consimțământul cu privire la prelucrare, atunci când prelucrarea are la bază consimțământul, fără însă a afecta legalitatea activităților de prelucrare realizate până în momentul respectiv;
- dreptul la portabilitatea datelor, dacă prelucrarea are la bază consimțământul, un contract sau mijloace automate de luare a deciziilor, dreptul de a solicita Primăriei Sectorului 2 să furnizeze datele cu caracter personal obținute direct de la persoana vizată și, dacă este posibil, să transmită acele date direct altui operator;
- dreptul de a solicita Primăriei Sectorului 2 să rectifice orice date cu caracter personal inexacte sau care nu mai sunt de actualitate;
- dreptul de a solicita ca datele cu caracter personal să fie șterse în momentul în care nu mai sunt necesare / dreptul de a fi uitat;
- în cazul unui litigiu cu privire la corectitudinea prelucrării datelor cu caracter personal, dreptul de restricționare a prelucrării până la clarificarea sau finalizarea litigiului;
- daca prelucrarea se bazează pe interese legitime, dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor cu caracter personal (acolo unde se aplică).
Drepturile de mai sus pot fi exercitate în orice moment.
Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți adresa o solicitare în scris, datată și semnată sau în format electronic la următoarea adresa:
- Primăria Sectorului 2, Chiristigiilor nr.11-13, sector 2, București, telefon 021.209.60.00; 031.403.99.61; 0372.10.61.00
- Email: dpo@ps2.ro pentru a vă informa privind măsurile de securitate implementate.
Vă este recunoscut dreptul de a va adresa Autorității Naționale pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal sau justiției pentru apărarea oricăror drepturi garantate de legislația privind protecția datelor cu caracter personal care v-au fost încălcate.
Autoritatea Naționala de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, la adresa b-dul G-ral. Gheorghe Magheru, nr. 28-30, sector 1, București, Romania sau prin e-mail la anspdcp@dataprotection.ro. - Perioada de păstrare a datele cu caracter personal
Vom stoca datele cu caracter personal necesare furnizării serviciilor publice conform obiectului de activitate, pentru a păstra legătura cu persoanele vizate și pentru a ne conforma obligațiilor legale aplicabile.
Vom stoca datele dumneavoastră cu caracter personal doar pe perioada de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare expuse mai sus, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare și a interesului de protejare a drepturilor persoanelor vizate.
Dacă Primăria Sectorului 2 va stabili că are un interes legitim sau o obligație legală de a prelucra în continuare datele dumneavoastră cu caracter personal și în alte scopuri, veți fi informați în mod corespunzător în acest sens.
Estimăm că activitățile de prelucrare prenotate mai sus vor necesita stocarea datelor cu caracter personal pe următoarele perioade:
Scopul prelucrării / Durata păstrării datelor:
- procesarea datelor pentru furnizarea serviciilor publice / conform reglementărilor legale aplicabile prelucrării respective;
- colectarea datelor prin intermediul formularului de contact, prin e-mail, telefon și/sau fax referitoare la furnizarea serviciilor publice / pe durata în care contribuabilul este arondat Primăriei Sectorului 2;
- executarea unei operațiuni de plată;
- prelucrarea oricăror altor solicitări primite online, inclusiv formularea de răspunsuri la solicitări / 1 an de la tratarea solicitării;
- încheierea și executarea de contracte (spre exemplu: pentru încheierea unui contract de achiziție) / 1 an de la încetare efectelor contractului;
- activități de recrutare și selecție de candidați calificați, capabili să ocupe posturile vacante din cadrul instituției / în cazul candidaților neselecționați până la retragerea consimțământului de prelucrare;
- promovarea unor acțiuni și evenimente și a mesajelor de marketing / 1 an de la finalizarea evenimentului.
De asemenea, nu păstrăm datele dvs. personale mai mult decât este necesar, astfel că le păstrăm numai o perioadă suficient de lungă pentru a îndeplini scopul în care le-am colectat conform prevederilor legale aplicabile. De îndată ce nu mai avem nevoie de ele, inițiem acțiuni de distrugere a acestora, cu excepția cazului în care legislația ne impune să le păstrăm o perioadă mai lungă de timp.
Odată ce perioada de prelucrare indicata mai sus expiră, iar Primăria Sectorului 2 nu mai are motive legale sau legitime de a prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, se vor aplica măsuri care vizează ștergerea, anonimizarea, arhivarea, distrugerea în conformitate cu procedurile legale aplicabile și cerințele de protejare a intereselor persoanelor vizate.
- Ce măsuri de securitate utilizează Primăria Sectorului 2 pentru protejarea datele dvs. personale?
Ne angajăm să protejăm datele cu caracter personal de îndată ce suntem în posesia lor prin implementarea de măsuri tehnice și organizatorice de securitate. În ciuda eforturilor noastre, în cazul în care vom identifica o breșă de securitate, vom lua masurile corective adecvate.
Pentru protejarea datelor cu caracter personal, Primăria Sectorului 2 utilizează măsuri de pseudonimizare și tehnologii de criptare. Primăria Sectorului 2 utilizează procedurile de securitate și garanțiile pe care le consideră adecvate pentru protejarea datelor personale ale persoanelor vizate, contribuabili sau alte persoane care le furnizează instituției. Scopul nostru este de a preveni accesul neautorizat, de a menține acuratețea datelor, de a asigura utilizarea adecvată a datelor și de a proteja datele împotriva pierderii confidențialității, ștergerii, utilizării greșite sau modificării informațiilor aflate sub controlul Primăriei Sectorului 2.
- Ce se întâmplă în cazul în care actualizăm prezenta politică privind protecția datelor personale?
S-ar putea să fie nevoie să actualizăm această politică. Actualizările vor fi publicate pe site-ul instituției. Dacă modificările sunt substanțiale, vom anunța actualizarea și prin canalele de comunicare obișnuite.
Continuarea utilizării de către dvs. a serviciilor publice oferite de Primăria Sectorului 2 după data intrării în vigoare a acestor actualizări constituie acceptarea de către dvs. a acestor modificări.
Contactează Primăria Sectorului 2
Dacă doriți să corectați datele dvs. cu caracter personal sau alte informații, să modificați modul în care colaborăm și prelucrăm aceste date sau dacă doriți să adresați întrebări despre politicile noastre aplicabile securității prelucrării datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la datele de contact de mai jos
Primăria Sectorului 2
Adresa str. Chiristigiilor nr.11-13, sector 2, București
Tel. 021.209.60.00; 031.403.99.61; 0372.10.61.00
Responsabil cu protecția datelor cu caracter personal – Dragu Cernica Ancuţa
